企业该如何选择文档管理系统

任何一个成长三年以上的企业都会积攒庞大的文件资料，特别是随着企业信息化步伐的加快，ERP系统、CRM系统等管理软件系统的快速铺展，让企业集聚了海量的数据信息，这些信息有企业机密、有培训资料、有合同规定等等，面对数量庞大、格式多样的文档，依靠传统的文档管理方式将难以应付。同时，进行权限设计、安全加密、协同工作等需求热度的上升，使得企业亟需一个文档管理系统来进行文档管理。企业应充分了解自身在文档管理方面都存在哪些问题，从文档管理上的问题出发，去选择一款适合自身需求的文档管理系统。

你是否遇到以下问题：

1、文档分散存储在员工的电脑中，缺乏统一管理，且由于每个人的保存习惯不同，造成文档检索困难。

2、常年累月积累下来的海量文档资料，查找起来困难重重，使用自带的搜索功能效率低，当你忘记文档名称时更是难以查找。

3、大多数员工在编辑文档时习惯将修改的文档覆盖旧文档，一旦文件修改出现差错，难以查找历史文件，且无法找到错误的根源。

4、文档交互不便。同一文档可能储存在多人的电脑中，容易出现一人修改文档其他人未及时更新的情况。

5、文档丢失无备份。在应用过程中，文档没有进行备份保护，当文档误删或者硬盘损坏等情况发生时，易造成文档丢失。

6、核心的文件保密性不高，没有权限设置，任何人只要获取都可查看，极易造成机密泄露。

如何选择？

1、产品功能

首先要有可以自由扩容的集中存储平台，否则数据不断增加将导致存储空间不足的情况发生。

文档安全性问题也是重中之重，通过人员权限分配与文档配置策略，针对人员、部门、角色等颗粒化授权，每个人只能访问自己权限范围内的文档。还有有个重要功能——智能备份，好的备份机制具有全盘备份、按进程名、文件目录、文件后缀来配置指定终端用户的文件备份策略。限制备份速率或设置备份时间间隔，避免占用大量带宽。一旦电脑丢失、文档误删、文档损坏等情况发生时，有一键恢复功能，不需要复杂的操作。

便捷的移动办公，借助移动通信的便利性，使用中即使不在办公区域也能高效迅捷的开展工作，对于突发性事件的部署具有极为重要的意义。

除此之外，文档集中安全存储、判断重复文档、在线预览/编辑、强大的检索功能、文档版本管理、文档协作共享、用户操作日志等这些文档管理系统的基础功能都应具备。

2、选择知名品牌

目前国内文档管理系统的厂商并不多，且多数不是专注于文档安全领域，如OA办公系统、CRM系统、PDM等等都自称具有文档管理的功能，但在文档管理的专业性上却相差甚远，所以要提防这种集成化的文档管理系统厂商。在选择上应充分了解公司背景，据笔者了解国内像爱数的文档云、天锐股份的天锐MIT系统文档安全管理平台等产品在功能设计上更符合现在企业对文档管理的需求。研究调研显示，用户对于文档管理软件的基本功能的需求度有了较为明显的划分。更多的用户对于文档安全管理、全文检索功能等关注较多。

爱数注重灾备，保证文档的安全存储，通过云端部署操作方便，企业也具有一定实力。天锐股份则更加注重文档的安全管理，天锐股份是专注于数据防泄密和文档管理两条产品线，两条产品线相对独立，同时也相互影响。天锐MIT系统这一产品除具文档管理系统的功能外，在文档的防泄密方面相比其他类型厂商更具优势。

另外易度正在布展云办公，一正启源则更多的发展其协同办公产品。可见，专注于文档管理系统的厂商数量不多，这也许是基于收益的问题，厂商不得不扩大产品线范围，多撒网，多收鱼。但这也导致了文档管理系统市场专业的厂商影响力不大。

3、其他

售后服务、价格、产品稳定性等都是需要考虑的问题。

随着信息化与大数据发展的不断推进，企业对于文档管理系统的需求只会越来越多。本文主要提供了一个选择文档管理系统的思路，可以从产品功能，比如便利性、安全性考虑；也可以从品牌知名度或者服务上考虑。总之，“不管黑猫白猫，能抓老鼠的都是好猫”，真正从企业实际情况出发，只有适合自己企业的文档管理系统才是好的文档管理系统。