在企业日常办公过程中，员工可能会因工作需要向外界发送文档资料，但是发送出去的文件是否为重要资料，向谁发送了哪些文件，管理者都是不清楚的，这就很可能会导致企业重要数据被员工私自泄漏出去，所以就要对员工文件外发进行限制了。

防止员工把内部重要的资料外泄，需要做的就是要对员工电脑的文件进行保护，以及对外发途径进行管理，有很多企业为了限制员工外发文件和记录员工外发文件行为都选择使用洞察眼软件进行数据安全防护，比如能够做到限制员工通过聊天工具、邮件和网页等形式外发文件，还能够限制usb接口中移动存储设备的使用，并且能对U盘便携式存储设备进行单独管理。

1.U盘使用管理

对于员工在电脑使用U盘行为，管理者可以通过U盘管理对在电脑使用U盘行为进行限制，可设置仅写入、仅读取和仅写入等权限，而且还可以进行U盘文件加密、U盘白名单和U盘使用申请等，对员工使用U盘行为进行全面管理；

2.文件外发途径限制

通过文档安全可以对员工外发文件的多种途径进行限制，比如可以在禁止以下程序发送文件行为中禁止通过聊天程序、邮件客户端和浏览器等发送文件行为，或者管理者自定义限制文件外发程序限制外发文件行为；

3.网页外发文件限制

在网站访问控制中可以在工作模式中设置仅允许访问的网站及禁止以下网站访问，这样就可以防止员工使用浏览器及网页方式外发文件了；

4.程序外发文件限制

在应用程序管控中，可以通过应用程序黑白名单对员工电脑所使用的程序进行管控，比如可以对员工电脑设置禁止以下程序使用和仅允许以下程序使用，也可以禁止员工在电脑安装新程序等行为；

5.文档透明加密及外发文件审计

通过文档透明加密的方式对员工电脑上常用文档类型进行透明加密，然后经过透明加密文档类型下的文件打开后就会自动加密，加密文件只能在局域网内电脑正常使用，经过加密的文件外发需要管理端审批，私自外发出去的文件打开后都是乱码，以此保护电脑中重要数据安全。